Commercieel assistent(e)

Functie

Als Commercieel Assistent(e) speel je een centrale en veelzijdige rol binnen het kantoor van Doornik. Je bent het organisatorische zwaartepunt van het kantoor: je ondersteunt niet alleen de Private Bankers administratief en commercieel, maar je zorgt ook voor het algemene goede functioneren van het kantoor, voor een kwaliteitsvol klantenonthaal en voor een onberispelijke dagelijkse organisatie.

In een kleinschalig kantoor ben je een echte “duizendpoot”, oplossingsgericht, initiatiefrijk en anticiperend op noden, om zowel de klantbeleving als de werkomgeving te laten voldoen aan de hoge standaarden van Delen Private Bank.

Verantwoordelijkheden

1. Commerciële en administratieve ondersteuning aan de Private Bankers

• Proactief beheer van agenda’s, klantafspraken, e-mails en inkomende telefoons.

• Voorbereiding en opvolging van klantgesprekken (documentatie, materialen, dossiers).

• Aanmaak, actualisatie en opvolging van klantendossiers.

• Openen van rekeningen, administratieve opvolging en verwerking van financiële transacties.

• Coördinatie met interne departementen (Operations, Compliance, IT, HR, enz.).

2. Onthaal & hospitality

• Professioneel en warm onthaal van klanten en bezoekers.

• Garanderen van een vlotte en kwalitatieve klantbeleving vóór, tijdens en na elk bezoek.

• Beheer van hospitality tijdens klantafspraken (vergaderzalen, catering, logistiek).

3. Kantoororganisatie & facilities management

• Toezicht op het dagelijks goed functioneren van het kantoor.

• Beheer van leveranciers en externe dienstverleners (facility, schoonmaak, catering, lokale IT, enz.).

• Opvolging van bestellingen, kantoormateriaal en logistieke noden.

• Waken over een verzorgde, professionele werkomgeving conform de Delen-standaarden.

4. Organisatie van evenementen

• Organisatie en coördinatie van klanten- of interne evenementen (seminaries, conferenties, lokale events).

• Praktische en logistieke opvolging: uitnodigingen, inschrijvingen, leverancierscoördinatie, onthaal van deelnemers.

• Ondersteuning van lokale initiatieven die de zichtbaarheid en verankering van het kantoor versterken.

5. Transversale rol & continue verbetering

• Actieve deelname aan de verbetering van interne processen.

• Vermogen om organisatorische optimalisatie-opportuniteiten te identificeren.

• Informatiebrug tussen het kantoor van Doornik en het hoofdkantoor of andere kantoren.

• Bijdrage aan een cultuur van service, kwaliteit en operationele uitmuntendheid.