Réceptionniste (H/F/X) Luxembourg - Temps partiel

Dans le cadre de son développement, Delen Private Bank Luxembourg recherche un(e) réceptionniste afin de renforcer son équipe de Réception et d’accompagner la croissance de la Banque.

En tant que réceptionniste, vous contribuez à offrir un accueil professionnel et personnalisé aux clients tout en participant au bon fonctionnement quotidien de la Banque et à la qualité de l’expérience client.

Votre mission

Assurer un accueil professionnel, chaleureux et discret des clients, prospects et visiteurs de la Banque, ainsi que la gestion efficace des appels, du courrier, des rendez-vous et des espaces de réception.

Contribuer au bon fonctionnement quotidien des locaux par la coordination des salons, des commandes, des stocks, des réservations et de certaines activités logistiques, dans le respect des procédures internes, des règles de confidentialité et des exigences de sécurité.

Tâches principales et responsabilités

1. Accueil et expérience client

• Garantir un accueil chaleureux, professionnel et personnalisé des clients.

• Coordonner la prise de rendez-vous et contribuer à leur préparation en collaboration avec les équipes concernées.

• Veiller à la disponibilité des documents nécessaires avant chaque rendez-vous client.

• Organiser et préparer les salons client afin d’offrir une expérience client de qualité.

• Assurer l’enregistrement et l’accompagnement des visiteurs au sein de la Banque.

• Tenir à jour l’agenda partagé relatif aux rendez-vous, réunions client, et événements internes.

2. Gestion administrative

• Assurer l’impression et l’envoi des extraits journaliers et prendre en charge les demandes particulières liées à ces envois.

• Gérer l’affranchissement du courrier sortant et organiser son dépôt auprès des services postaux.

• Réceptionner et répartir le courrier entrant.

• Coordonner les envois nationaux et internationaux par courrier express via DHL et UPS.

• Garantir un suivi rigoureux des envois et veiller au respect des délais et des procédures internes.

3. Gestion documentaire, logistique et support opérationnel

• Classer et archiver les documents administratifs.

• Gérer les stocks et les commandes de fournitures.

• Coordonner les fournisseurs et les interventions techniques.

• Préparer et imprimer les documents types.

• Suivre les demandes d’ouverture et de fermeture des locaux.

4. Support opérationnel, administratif et organisationnel

• Transmettre aux compagnies d’assurance partenaires fichiers mensuels relatifs aux contrats d’assurance, dans le respect des règles de confidentialité.

• Coordonner les réservations professionnelles : taxis, hôtels, billets d’avion et de train, restaurants et déjeuners.

• Assurer la gestion et le suivi des badges d’accès, conformément aux règles de sécurité applicables.

• Participer à l’organisation des déjeuners au sein de la Banque, en coordination avec les personnes concernées.

• Assurer la commande des déjeuners auprès des traiteurs et veiller à leur mise en place ainsi qu’au service, dans le respect des standards d’accueil de la Banque.

• Contribuer à la convivialité et à la cohésion interne en participant à l’organisation des festivités, des activités d’équipe, des déjeuners et des autres événements internes.

Ce que nous offrons

• Une fonction essentielle à temps partiel au sein d’une banque indépendante, reconnue et en pleine croissance.

• L’opportunité de contribuer directement à la qualité de l’accueil et de l’expérience offerte à nos clients.

• Un rôle varié, combinant accueil, organisation, coordination et support administratif.

• Un environnement de travail stimulant et exigeant, mais avant tout humain.

• Une culture fondée sur les valeurs humaines, la discrétion, la collaboration et le développement de relations durables.

• La possibilité de jouer un rôle clé dans la première impression donnée aux clients, prospects et visiteurs.

• Un cadre professionnel où la rigueur, le sens du service et l’attention aux détails sont pleinement valorisés.

• Une fonction permettant de contribuer concrètement à l’image, à l’organisation et au bon fonctionnement quotidien de la Banque.